El Qué y Cómo del Home Office

Teletrabjo o Home Office

Principales retos del teletrabajo

Hablamos de retos cuando hacemos referencia a los cambios en las personas, procesos y tecnologías que debemos considerar al realizar este cambio en las organizaciones. Exite una emplia variedad de factrores que se tienen que considerar al realizar una migración de la fuerza laboral presencial a remota, así como considerar si estamos hablando desde el punto de vista del empleado o del empleador. Para este escrito nos limitaremos al punto de vista del empleador (la empresa) y lo siguientes 4 factores. 

Factor:

• Productividad
• Económico
• Cultural y Adaptación
• Procesos y Tecnología

Factor Productividad (Capital Humano)

Empecemos por definir el contexto para el factor de productividad. Este factor implica la eficiencia que una empresa tiene de generar los resultados esperados con los recursos que dispone. Hablamos de recursos económicos, tecnológicos y de capital humano.

Es fundamental tener claridad sobre los procesos, responsables, su costo por hora y los entregables. De esta manera podremos identificar cuanto cuestan los procesos actuales con los recursos disponibles. El desplazamiento paulatino de la fuerza laboral hacia el teletrabajo, o el home office, puede brindar luz hacia el potencial cambio de productividad de la empresa.

Si se comienza por realizar experimentos controlados, suponiendo, que el departamento de operaciones 1 trabaja en Enero en la oficina (tiempo completo) y en Febrero trabaja desde casa (tiempo completo) y en marzo se realizan las comparativas, esto puede generar luz rápidamente en el cambio de productividad.

No solo eso, de hecho también brinda luz sobre la misma operación, si se puede realizar desde casa o no. Hacernos preguntas como ¿Podemos realizar los procesos desde casa? ¿Qué herramientas necesitamos en casa que ya tenemos en la oficina? ¿Es seguro ingresar a los archivos compartidos de la oficina? Pero más de estas proguntas adelante.

Tener informes de productividad brinda mayor claridad sobre la eficiencia que se maneja, haciendo más fácil el análisis de la comparación entre el trabajo en oficina vs el home office. De esta manera podrás identificar si tu personal, cuando mínimo, es igual de productivo en oficia que en casa.



Factor Económico (Costos de operación)

Según TEC Review (Publicado en 2017), las empresas podrían ahorrar hasta un 30% en gastos operativos, así como mantener felices a los empleados. Luis Estrada en su publicación de esta revista cita a Carlos Macías, Country Manager de Citric México, asegurando poder reducir desde un 20% hasta un 30% de los costos de operación si tuvieran escritorios virtuales o espacios de trabajos móviles.

De manera intencional he seleccionado una cita del 2017 (pre-pandemia) ya que, en mi opinión, mientras que se escuchaba bien antes del COVID 19, no tuvimos el tiempo necesario para poder hacer una planificación debida de la transición al Home Office. 

Iniciemos con el hecho que la transición hubiera tomado un mayor tiempo de adaptación, hubiera habido más planeación, hubiera habido investigación de tecnologías para poder aplicar la transición, hubiera habido pruebas y análisis, hubiera, hubiera, creo que se entiende el punto, hubiera sido diferente.

La realidad es que el COVID 19 llegó a movernos el tapete, mientras que las empresas si pueden ahorrar costos operativos con el Home Office, el teletrabajo, resulta dificil encontrar porcentaje estandar. Esto porque depende de la indsutria en la que te encuentras, a cuantos empleados tienes, el objetivo de tener la oficina (reunión de trabajo, reuniones de seguimiento, espacios de colaboración y trabajo etc..), la imagen que tu oficina representa para tu empresa (empresas de servicios profesionales vs corporativos que no atienden cleintes). Entre muchos factores más.

Sin embargo, si nos enfocamos a un par de factores, podemos identificar que bajo la correcta planeación, implementación y ejecución del teletrabajo, si existe la posibilidad de reducir los costos operativos de la empresa. Por un lado la renta mensual si la comparamos contra trabajar desde casa o en espacios de colaboración (we Work, etc.) y hasta en el espacio de almacenamiento de la información si decidieran migrar la información del servidor físico a la nube de Microsoft 365 (Azure, AWS, Google Drive, etc.)

Factor Cultura y adaptación

Sin lugar a duda, la gestión del cambio es uno de los principales retos en el Siglo XXI. Cambiar formas de pensar, cambiar los procesos, conocer y entender las nuevas tecnologías así como sus limitaciones y posibilidades, es retador para todas las generaciones (aunque en diferentes niveles de dificultad).

La manera en la que la empresa comunica estos cambios, las políticas que se tienen que diseñar, los procesos que se tienen que re-diseñar, las tecnologías que se tienen que comenzar a usar (esas que son nuevas y en ocasiones sin personal que las sepa utilizar) presentan retos nunca antes vistos. Son retos nunca antes vistos, ni en magnitud ni en profundidad. No existe un manual de usuario, no existe un mapa que nos asegure el crecimiento o que estamos tomando las mejores decisiones.

Es como en los años 1990s cuando apenas se estaba firmando el Tratado de Libre Comercio de América del Norte y las empresas comenzaban a importar y exportar. Se tomaron riesgos, a falta de mayor investigación, uno puede asumir que hubo ganadores y perdedores. Estos ganadores no tenian la camino claro, no tenian el conocimiento, ni la experiencia, ni el personal, probablemente ni los recursos, ni los sistemas, ni los procesos. Sin embargo, salieron victoriosos en el desarrollo de su estrategia.

Este ejemplo, es en esencia, lo que estamos viviendo con la Transformación Digital de las empresas. Prácticamente tenemos un panorama de nuevas oportunidades, nuevas tecnologías, nuevos procesos, nuevos recursos (cualitativos y cuantitativos) pero nos hace falta el personal, conocimiento y las nuevas formas de pensar.

Sin duda, uno de los factores más importantes y críticos en tu estrategia de transición a home office. Ya sea en modalidad full home office, mixto o full en oficina presencial.

Factor Procesos y Tecnología

Finalmente y la parte práctica de este escrito. Porque la teoría es fundamental pero no deja de ser una idea que no está ejecutada en la empresa. 

La parte teórica de este aparte, de manera rápida, es la siguiente. Necesitamos nuevas herramientas (digitales, flexibles y escalables), nuevo talento (capacitación del capital humano), y nuevas formas de pensar. Así que si iniciamos con las nuevas herramientas digitales, te comparto las que yo uso en mi día a día para mantener mis costos "de oficina" virtualmente en 0s. 

Microsoft Office 365

Ofimática empresarial con una suite de herramientas que cubren las necesidades de toda empresa. Tenemos el Microsoft Teams para la comunicación (en texto y videollamadas) instantánea, Sharepoint que actúa como tu repositorio virtual de documentos para el largo plazo (veamoslo como el archivero donde se guardan los docuementos para el mediano y largo plazo), el One Drive (que es tu escritorio, los ducmentos que necesitas para tu día a día), tenemos el Planner o Project como herramienta de asignación de tareas, seguimiento de proyectos y monitoreo de avances, One Note como tu agenda para tomar apuntes de las sesiones de trabajo, tareas o noas en general, Forms para realizar encuestas dentro o fuera de tu organización y tomar decisiones basadas en datos (auqneu sean resultados subjetivos o cualitativos), Stream que te permite grabar videos y compartirlos con personas o grupos dentro de la organización (excelente herramienta para poder hacer capacitaciones de personal de manera sistematizada) y claro, las viejas confiables de Word, excel, power point etc..

Nuevo Talento 

Prácticamente se reduce a una toma de deción simple (más no sencilla). Opción 1: Reemplazamos el capital humano actual por personas que están capacitadas con estas nuevas herramientas digitales y saben utilizarlas (tomando en cuenta que probablemente tendrán un costo/hora mayor al que se tiene actualmente) u Opción 2: Capacitamos al personal actual para que se puedan desarrollar y mejorar con la transformación del flujo operativo de la empresa (tomando en cuenta los costos asociados con la capacitación, así como la gestión del cambio de la capacitación para el personal).

Suponiendo que estamos en la misma página y optamos por la segunda opción, la pregunta ahora se convierte ¿Cómo los capacito? ¿Con quién los capacito? ¿Por cuanto tiempo? ¿Cuales habilidades necesitan aprender? ¿Cómo los incentivo? y mientras que en este escrito no vamos a contestar estas preguntas, lo que si vamos a realizar es brindar opciones de plataformas donde el personal se puede capacitar a bajo costo y de manera profesional.

• EdX.org
• Coursera.org
• Crehana.com.mx

Entre otras opciones que hay disponibles. Sin embargo el verdadero reto no es capacitar por capacitar, o dejar que el personal se seleccione los cursos con los cuales se van a capacitar. Este proceso deberá ir alineado a la estrategia global de la compañía, tomando en cuenta su industria, sus comeptidores, la estrategia competitiva y entre otros factores que son fundamentales para poder mantenerse relevantes en la era digital (como empleados y como empresa)

Nuevas Formas de Pensar

El mind set digital, saber "Des aprender" un término que implica un cambio en nuestra forma de pensar, de procesar información y de estar abiertos a experimentos que pueden fracasar. Aprender de los errores pero siempre buscando equivocarse rápido, barato y mejorar al día siguiente.

Esta forma de pensar involucra que cambiemos nuestra forma de tomar decisiones. Con las nuevas tecnologías, la cantidad de datos a la que estamos expuestos es enorme. Debemos de tomar decisiones basadas en datos y evitar caer en sesgos (cognitivos o de impureza de los datos) que nos pueda perjudicar en el corto, mediano o largo plazo.

Involucra entender que lo que tenemos que evolucionar es nuestra forma de pensar, más allá de invertir en fierros, herramientas digitales, personas o consultores que te brindan estrategias y/o mapas de ruta para tu organización, es un cambio personal con el que debemos de estar en paz y aceptar que al igual que con el TLCAN en los 90s, no hay o no existe una estrategia comprobada que funcione.

Mckinsey realizó un estudio donde identificó que más del 70% de las iniciativas de transofrmación digital fallan. Pero, no todo son malas noticias, estamos aprendiendo de nuestros errores y de los errores de los demás, podemos medir con analítica de datos todas nuestros esfuerzos realizados e identificar qué está funcionando y lo que no. De esta manera podremos invertir más tiempo y esfuerzo únicamente en lo que si esta generando resultados comprobados.

Conclusiones finales

Las empresas que mejor se adapten al cambio serán aquellas que tendrán la mejor posición en el mercado en el mediano y largo plazo (Estamos hablando de entre 1 año a 5 años). Aquellas que no se puedan adaptar, están condenadas a la salida del mercado. Es una pastilla difícil de tomar pero es una realidad. Los cambios que las empresas deben llevar, los cambios en los hábitos de los consumidores, los cambios en las tecnologías, procesos, metodologías y capacitaciones necesarias es una realidad que ya vivimos hoy en día.

¿Cómo te estás adaptando al cambio?